Modern Work 2026: zijn we er al?

In 2021 publiceerde UCaaS een whitepaper over de moderne werkplek. Vijf jaar later herhaalden we hetzelfde onderzoek, bij dezelfde bedrijven. Rogier Tharner is technisch directeur en oprichter van UCaaS. In deze blog vertelt hij wat er sinds 2021 wel en niet is veranderd. In 2021 luidde de vraag: staat je werkplek in de cloud? Inmiddels is dat het startpunt en gaat het erom of je klaar bent voor wat daarna komt.

Van een kwart naar bijna de helft

Toen we in 2021 onze whitepaper over de moderne werkplek publiceerden, onderzochten we ruim drieduizend Nederlandse bedrijven. De vraag was simpel: wie werkt er al met Microsoft 365 en wie nog niet?

In 2018 gebruikte nog geen kwart van die bedrijven Microsoft 365. In 2021 was dat ruim een derde. Dit jaar hebben we het onderzoek herhaald, bij dezelfde bedrijven. De uitkomst: 46 procent werkt nu met Microsoft 365. Bijna de helft.

Bijna. Na de coronajaren, na de grote thuiswerkgolf, na acht jaar cloudmigraties: nog steeds werkt de meerderheid van de onderzochte bedrijven niet met een Microsoft 365-werkplek. Als je me in 2021 had gevraagd waar we in 2026 zouden staan, had ik gegokt dat dat percentage een stuk hoger zou liggen.

Wie stapte over, en wie bleef achter

Interessanter dan het totaal is de vraag wie er precies is overgestapt.

De meeste beweging zit bij de grotere organisaties. Bedrijven met 100 tot 199 medewerkers gingen van 34 naar 51 procent. Bij 200 tot 499 medewerkers hetzelfde beeld, en bij organisaties boven de duizend medewerkers ook. Bij die groepen is Microsoft 365 inmiddels de standaard.

Maar er is één categorie die tegen de trend in beweegt: bedrijven met 50 tot 99 medewerkers. Daar daalde het aandeel Microsoft 365-gebruikers. Precies het segment dat klem zit: een migratie van tachtig werkplekken doe je niet even tussendoor, en tegelijk is de organisatie te klein voor een eigen IT-afdeling die het traject trekt.

Bij een bedrijf van veertig man neem je de beslissing op donderdagmiddag. Bij een bedrijf van vijfhonderd man staat er iemand op de loonlijst die dit soort trajecten voor zijn of haar rekening neemt. Zit je daar tussenin, dan is de migratie groot genoeg om spannend te zijn en klein genoeg om te laten liggen. Er is altijd iets urgenters.

Een kanttekening bij de cijfers: de samenstelling van het onderzoek is niet exact gelijk aan 2021, dus we kijken naar de richting, niet naar de cijfers achter de komma. Die richting is duidelijk genoeg.

De meetlat is verschoven

Hier wordt het ongemakkelijk voor iedereen die nog met een klassieke werkplek werkt.

De cloud was jarenlang de finishlijn. Wie gemigreerd was, was klaar. Die vlag staat nu een stuk verderop.

Microsoft 365 Copilot en AI-agents halen hun antwoorden uit je bedrijfsdata. Ze doorzoeken je documenten, vatten je gesprekken samen, halen informatie op uit je systemen. De kwaliteit van je AI hangt dus rechtstreeks af van de kwaliteit van je onderliggende inrichting. Staan je bestanden nog op een netwerkschijf, praten je systemen niet met elkaar? Dan levert AI je precies niets op. Of erger: een tool die vlot en overtuigend antwoord geeft op basis van rommelige data.

En dan is er nog de andere kant van dezelfde medaille. AI kijkt mee met de rechten die je hebt ingesteld. Zijn die nooit opgeschoond, en dat zien we vaker wel dan niet, dan haalt Copilot vrolijk informatie boven water die medewerkers helemaal niet horen te zien. Het salarisbestand dat ooit in de verkeerde map belandde, de map van de directie die openstaat voor iedereen. Wat jarenlang onopgemerkt bleef omdat niemand ernaar zocht, komt met AI in één zoekopdracht naar boven. Je beveiliging op orde hebben is daarmee geen bijzaak meer, het is de voorwaarde om AI überhaupt aan te durven zetten.

Gartner plaatste Microsoft in 2025 voor het zevende jaar op rij als leider in het Magic Quadrant voor Unified Communications as a Service (UCaaS). Niet omdat Teams zo goed vergadert, dat deed het in 2021 ook al. Wel omdat het uitgroeit tot het platform waar communicatie, samenwerking, telefonie en AI samenkomen. Precies de reden waarom wij Teams inzetten als kloppend hart van je communicatie, inclusief telefonie en koppelingen met je bedrijfsdata. Gartner verwacht dat organisaties massaal naar dat soort geïntegreerde platformen bewegen.

Dat is de kern. De bedrijven die in 2021 migreerden, gaan nu aan de slag met Copilot en plukken daar de vruchten van. Wie het uitstelde, heeft er een tweede achterstand bij gekregen.

Waarom wij zelf verder kijken

Eerlijk gezegd: bij UCaaS is de moderne werkplek allang geen hoofdgerecht meer. We doen het er nog bij, maar het is commodity geworden. Migreren naar Microsoft 365 is inmiddels een routineklus.

Wat nog wel een uitdaging kan zijn: je systemen met elkaar laten praten. Je webshop, je ERP, je klantenservice, je financiële pakket. Daar zit de complexiteit, en daar zit de winst. Onze Data Factory is daarvoor gebouwd: informatie stroomt waar het moet zijn, zonder dat je er een berg complexe koppelingen voor nodig hebt. Want zonder betrouwbare data heb je zelfs aan de slimste AI-tool helemaal niets.

Eenvoud, data, kracht. Het klinkt als een slogan, maar het is een volgorde. Eerst je basis op orde, dan je data laten stromen, dan pas de kracht van AI eruit halen. Wie stap drie wil overslaan, komt bedrogen uit.

Wat je hieruit meeneemt

1. Bijna de helft van de onderzochte bedrijven werkt met Microsoft 365. De andere helft dus niet, en dat is na acht jaar een opvallend cijfer.
2. Bedrijven tussen de 50 en 99 medewerkers blijven achter. Te groot om het even te regelen, te klein voor een eigen IT-afdeling.
3. De lat ligt hoger dan in 2021. Een cloudwerkplek is inmiddels de voorwaarde om iets met AI te kunnen, niet langer het eindpunt.

De eerste stap

Wil je weten waar jouw organisatie staat? Begin bij je fundament. Een Security Assessment laat zien hoe je Microsoft 365-omgeving er werkelijk voor staat: welke rechten kloppen niet, waar zitten de risico's, wat is er nooit opgeschoond.

Dat is geen groot project. Het is een gezondheidscheck, en het duurt korter dan je denkt.

Bel 0546 - 200021 of mail naar info@ucaas.nl. We kijken mee en vertellen je gewoon wat er kan en wat niet. Liever eerst even rondkijken? In onze kennisbank vind je meer artikelen over Modern Work en datagedreven werken.