De verborgen kosten van niet-gekoppelde systemen
Stel je voor dat je boekhouder elke factuur twee keer intikt. Een keer in de boekhouding, een keer in een Excel-bestand voor het overzicht. Je zou zeggen: dat is toch nergens voor nodig? Toch is dat precies wat er in veel mkb-bedrijven gebeurt met orderdata, klantgegevens en voorraadcijfers.
Rogier Tharner, technical director bij UCaaS, vertelt in deze blog welke verborgen kosten er schuilen in systemen die niet met elkaar praten, en wat je eraan doet.
Drie mensen, drie systemen, drie versies
Je orders komen binnen, je facturen gaan eruit en je klanten krijgen hun pakketjes. Zolang het eindresultaat klopt, kijkt niemand naar wat er tussendoor gebeurt.
En dat is vaak dit: een medewerker kopieert ordergegevens uit de webshop naar het ERP. Een collega exporteert dezelfde data naar Excel voor het managementoverleg. Iemand anders belt het warehouse om te checken of de voorraadcijfers nog kloppen. Drie mensen, drie systemen, drie versies van dezelfde informatie.
De kosten daarvan staan op geen enkele factuur. Ze zitten in de uren die verloren gaan aan overtypen en controleren, in tikfouten die leiden tot verkeerde leveringen en in voorraadcijfers die in het ene systeem zijn bijgewerkt en in het andere niet (waardoor je verkoopt wat je niet meer hebt). En dan zijn er nog de rapportages die uren kosten om samen te stellen, terwijl de cijfers op het moment van presenteren alweer achterhaald zijn.
Kennis in hoofden, niet in systemen
Organisaties waar systemen los van elkaar draaien, functioneren over het algemeen prima. Medewerkers vinden hun weg, bedenken workarounds en lossen problemen op als ze zich voordoen. Maar de kennis zit in hoofden, niet in systemen. Als iemand ziek wordt of vertrekt, ontstaat een gat. Workarounds zijn geen oplossing, ze zijn uitstel van executie.
Organisaties waar systemen samenwerken, werken anders. Data stroomt automatisch van de webshop naar het ERP, van het ERP naar de boekhouding en van de boekhouding naar het dashboard. Medewerkers hoeven niet meer te kopiëren, controleren of bellen. Ze besteden hun tijd aan klanten, inkoop of strategie.
Begin met de koppeling die het meeste oplevert
Systemen koppelen klinkt misschien als een groot IT-project. Dat hoeft het niet te zijn. Bij UCaaS beginnen we vaak met de verbinding die de meeste tijdwinst oplevert, meestal die tussen de webshop en het ERP, of tussen het ordersysteem en het warehouse. Een Data Factory-koppeling regelt dat data automatisch en betrouwbaar stroomt tussen die systemen.
Minder handwerk, minder fouten, snellere rapportages en medewerkers die zich bezighouden met hun vak in plaats van met data overtikken. Bij klanten in fashion en retail zien we dat een enkele koppeling al tientallen uren per maand bespaart.
Vijf dingen om mee te nemen
- De kosten van niet-gekoppelde systemen staan op geen enkele factuur, maar ze zijn er wel: in uren, fouten en gemiste kansen.
- Handmatig overtikken, Excel als tussenstation en rapportages die uren kosten zijn signalen dat er winst te behalen is.
- Begin met de koppeling die de meeste tijdwinst oplevert. Dat hoeft geen groot project te zijn.
- Gekoppelde systemen maken je organisatie minder afhankelijk van individuele medewerkers en hun workarounds.
- Betrouwbare datakoppelingen zijn ook de basis voor AI-toepassingen die werken met je bedrijfsdata.
Benieuwd waar de winst zit?
We kijken graag mee naar welke koppelingen bij jouw organisatie het meeste opleveren. Zodat niemand meer twee keer hoeft in te tikken wat een systeem ook zelf kan doorsturen.
Neem contact op via 0546-200021, mail naar info@ucaas.nl of plan direct een meeting in.
Rogier Tharner, technical director UCaaS
